Nata per  “promuovere le arti e l’architettura… onorare il merito di artisti e studiosi, eleggendoli nel Corpo accademico… adoperarsi per la valorizzazione e la promozione delle arti e dell’architettura italiane" l'Accademia Nazionaledi San Luca, fondata nel 1593,  conserva importanti collezioni di pittura, scultura, disegni: dalla tela del San Luca che dipinge la Madonna attribuita a Raffaello, a la Vergine con il Bambino ed angeli di Van Dyck, dai gessi di Canova e di Thorwaldsen a circa 4000 disegni di architettura. San Luca inoltre è sede di antiche biblioteche d’arte, la Biblioteca Romana Sarti e la Biblioteca Accademica: una consistenza di circa 50.000  volumi,  dedicati alle Belle Arti.

Questo  vasto patrimonio multimediale è  dal 18 ottobre consultabile sul web dal sito www.accademiasanluca.it

Con una semplice ricerca , è possibile visualizzare on line,  guardare in dettaglio,  tele e affreschi  della collezione accademica,  consultare le schede conservative delle opere; si può  navigare tra le raccolte di scultura,  tra i disegni di architettura.

San Luca promuove  attività culturali finalizzate alla valorizzazione delle belle arti: mostre, conferenze, borse di studio, premi a giovani artisti; nel sito sono state create specifiche sezioni per informare e aggiornare gli utenti  sulle iniziative dell’Accademia.

L’archiviazione e la  pubblicazione dei dati sono affidati a xDams,  “piattaforma” di  gestione documentale interamente sviluppata sul web e  specializzata nel trattamento di archivi multimediali:   l’Accademia di San Luca ha infatti aderito al progetto di Note in archivio (www.noteinarchivio.it), l’iniziativa  promossa da Regesta.exe (società per la quale lavora chi scrive) con l’Accademia Nazionale di Santa Cecilia per promuovere il "riuso" e la condivisione con altre istituzioni culturali,  della piattaforma sviluppata per  informatizzare e pubblicare  in rete il ricchissimo patrimonio documentario di Santa Cecilia.

 Sono state importate  nella piattaforma documentale di Note in archivio le informazioni descrittive sulle collezioni di pittura, scultura, disegni di architettura dell’Accademia di san Luca, gestite nel sistema di archiviazione precedente in Access. Il riversamento sulla piattaforma di circa 1400 schede è avvenuto dopo la codificazione XML dei dati - xDams adotta questo standard per costruire  basi dati indipendenti da specifiche soluzioni applicative: i database realizzati con altri sistemi informativi possono facilmente “migrare” nella “piattaforma”. 

 Circa 9600 monografie sono state importate da SBN nella banca dati  Biblioteca della piattaforma:   ciò ha consentito di riunire le due Biblioteche  - la Biblioteca Accademia e la Biblioteca Romana Sarti -  centralizzando in un unico database le  banche dati sviluppate nel sistema di provenienza in applicazioni autonome.

E’ stato anche creato l’archivio autori delle opere, costruendo un authority file persone, nel quale sono confluite circa 850 schede di Accademici, importate da Access, complete di informazioni biografiche, indicazioni sulle cariche ricoperte all’interno dell’Accademia, documentazione digitale, una selezione di link di riferimento.

Creata ex novo la banca dati per l’archiviazione e la gestione dell’agenda degli eventi e dell’ufficio stampa, quotidianamente aggiornabile sul database e sul sito istituzionale.

Archiviazione, consultazione, visualizzazione degli allegati: non v'è più separazione tra  costruzione della banca dati  e  pubblicazione dei propri archivi, tra sistemi informativi per la creazione, la conservazione delle informazioni archivistiche, catalografiche, delle risorse digitali, e applicativi per la fruizione sul web.